KI-Beratung im Mittelstand: wann sie sich lohnt

Wann KI-Beratung Geld verbrennt

Es gibt vier Ausgangslagen, in denen eine Beratung mit hoher Wahrscheinlichkeit folgenlos bleibt. Sie haben nichts mit der Qualität des Beraters zu tun, sondern mit der Verfassung des Unternehmens zum Zeitpunkt der Beauftragung. Wer eine davon erkennt, sollte sie zuerst beseitigen — das kostet Wochen, aber keine fünfstellige Summe.

Die erste ist die Datenlage. Ein Sprachmodell macht aus unvollständigen Daten keine vollständigen, es macht daraus flüssig formulierte unvollständige Aussagen. Wenn Artikel-, Kunden- oder Dokumentdaten in drei Systemen mit widersprüchlichen Attributen und ohne benannte Pflegeverantwortung liegen, liegt der Aufwand in der Datenbereinigung. Das ist ein Datenprojekt, und es lässt sich nicht durch die Auswahl eines Modells abkürzen.

Die zweite ist die fehlende Prozessverantwortung. Ein automatisierter Ablauf ist Software: Jemand muss auf Fehlermeldungen reagieren, Modellwechsel des Anbieters bemerken und nachziehen, wenn sich ein Formular ändert. Ist diese Rolle niemandem zugewiesen, veraltet jede Empfehlung still. Die dritte ist das Zielbild Strategiepapier: Wenn am Ende ein Dokument steht und kein veränderter Ablauf, wurde ein Dokument gekauft.

Die vierte Lage ist die unangenehmste: KI als Vorgabe von oben, ohne dass ein Problem benannt ist. Dann suchen Fachabteilungen rückwärts nach einem Anwendungsfall, der zum Auftrag passt, statt vorwärts nach dem Prozess, der am meisten kostet. Das Ergebnis ist regelmäßig der sichtbarste Use-Case, nicht der wirtschaftlichste — und der sichtbarste ist im Mittelstand fast immer der Chatbot.

Woran Sie erkennen, dass Sie Umsetzung brauchen und keine Beratung

Der häufigste vermeidbare Umweg im Mittelstand ist der Strategieworkshop für ein Problem, das längst entschieden ist. Wenn ein Prozess benannt ist, die Systeme feststehen, ein Mensch die Freigabe verantwortet und die Mengen bekannt sind, existiert nichts mehr zu priorisieren. Dann ist die Analyse eine Wiederholung dessen, was im Unternehmen ohnehin bekannt ist, und das Geld fehlt anschließend im Bau.

Ein Beispiel aus unserer Praxis: Anfragen aus dem Webformular sollen entdoppelt, dem richtigen Vertriebsgebiet zugeordnet, im CRM angelegt und nach 48 Stunden ohne Reaktion erinnert werden. Hier gibt es keine strategische Frage, sondern eine Schnittstellenfrage, eine nach der Fehlerbehandlung und die, ob das Freitextfeld überhaupt ein Modell braucht. Dafür genügt ein Scope-Gespräch.

Was eine seriöse KI-Beratung liefert

Das Wort Beratung deckt sehr unterschiedliche Leistungen ab, deshalb hilft nur die Frage nach den Ergebnissen. Ein brauchbares Ergebnis ist etwas, das eine Entscheidung ermöglicht oder eine Prüfung besteht. Eine Roadmap ohne Priorisierung nach Aufwand und Wirkung ist kein Ergebnis, sondern eine Liste — und eine Liste hat vorher auch existiert, nur ohne Rechnung dafür.

Die folgende Aufstellung ist der Zuschnitt, mit dem wir arbeiten, mit Dauerangaben aus eigenen Projekten. Die Dauer ist dabei Arbeitszeit, nicht Kalenderzeit: Der häufigste Verzögerungsgrund in der Praxis ist nicht die Analyse, sondern die Verfügbarkeit der Gesprächspartner aus den Fachabteilungen.

Regel oder Modell — die Frage, die zuerst beantwortet werden muss

Der teuerste vermeidbare Fehler in KI-Projekten ist ein Sprachmodell für eine Aufgabe, die eine Regel besser löst. Ein Modell, das Bestellungen nach Kundennummer sortiert, erzeugt laufende Verbrauchskosten und ein nicht deterministisches Ergebnis für eine Aufgabe, die eine Datenbankabfrage kostenlos und immer gleich erledigt. Vieles, was als KI-Fall vorgestellt wird, ist bei näherem Hinsehen ein Regelproblem mit einem unübersichtlichen Ablauf davor.

Die Unterscheidung läuft nicht über die Branche und nicht über die Größe des Unternehmens, sondern über die Form der Eingabe. Kommt sie strukturiert aus einem System, gewinnt die Regel. Kommt sie als Freitext, PDF, Scan oder Foto, gewinnt das Modell — unter der Bedingung, dass hinter der Einschätzung ein Prüfschritt steht. In fast jedem realen Projekt kommen beide Formen vor, die eigentliche Beratungsleistung ist deshalb die Grenzziehung innerhalb eines Ablaufs.

Die EU-KI-Verordnung ist kein optionales Kapitel

Die Verordnung (EU) 2024/1689 ist am 1. August 2024 in Kraft getreten und wird in Stufen anwendbar. Für ein mittelständisches Vorhaben sind drei Daten relevant, und alle drei haben praktische Folgen für den Projektumfang — nicht nur für ein Compliance-Dokument, das danach niemand liest.

Für die Kostenfrage heißt das: Die Verordnung verteuert ein Vorhaben nicht pauschal, sondern abhängig vom Anwendungsbereich. Bei unkritischen Anwendungen bleibt der Zusatzaufwand eine dokumentierte Begründung je Use-Case. Bei Personal- und Zugangsentscheidungen verschiebt sie den Projektumfang so deutlich, dass die Wirtschaftlichkeitsrechnung neu aufgemacht gehört — manchmal mit dem Ergebnis, den Fall bewusst nicht zu automatisieren.

DSGVO: vier Punkte, die vor dem Pilot geklärt sein müssen

Die Datenschutz-Grundverordnung, Verordnung (EU) 2016/679, gilt unabhängig von der KI-Verordnung und ist im Projektalltag der häufigere Stolperstein. Sie wird selten grundsätzlich verletzt, sondern schleichend: Ein Feld zu viel im Prompt, ein Anbieter ohne Vertrag, ein Protokoll ohne Löschfrist. Nachträglich zu reparieren heißt meist, den Datenfluss neu zu bauen.

Die Prüfung nach Art. 22 ist dabei die folgenreichste. Betroffene haben das Recht, nicht einer ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Für den Bau ist das eine Architekturvorgabe: Der Ablauf bereitet vor, ein Mensch entscheidet. Entscheidend ist, dass die prüfende Person Zeit und Information hat, die Entscheidung wirklich zu beurteilen — ein Freigabeknopf ohne Kontext erfüllt den Zweck nicht.

Was KI-Beratung kostet und in welcher Form

Zwei Preisebenen gehören getrennt: die Beratung und die Umsetzung. Die Beratung ist die kleinere Position, und das sollte sie auch bleiben. Eine brauchbare Faustregel: Übersteigt der Beratungsaufwand den Rahmen des ersten Piloten, stimmt der Zuschnitt nicht — dann wird eine Entscheidung vorbereitet, die teurer ist als ihre Umsetzung.

Bei uns wird der Audit-Anteil angerechnet, wenn die Umsetzung innerhalb von sechs Monaten beauftragt wird. Das ist keine Großzügigkeit, sondern eine Absicherung gegen das Muster, in dem Analyse ein eigenes Geschäftsmodell wird. Abgerechnet wird als Festpreis nach dem Kickoff, nicht über einen offenen Tagessatz-Stapel.

Beratung intern oder extern

Die ehrlichste Alternative zu einem externen Berater ist ein eigener Mitarbeiter mit echter Freistellung. Er kennt die Prozesse ohne Interviews, weiß, welche Ausnahme wie behandelt wird, und bleibt nach dem Projekt im Haus. In Unternehmen mit einem technisch interessierten Menschen in der Verwaltung oder IT ist das häufig der bessere Weg — vorausgesetzt, die Freistellung ist real und in Tagen pro Woche schriftlich festgelegt.

Die interne Lösung scheitert regelmäßig an derselben Stelle: Die Freistellung ist mündlich zugesagt, das Tagesgeschäft bleibt vollständig bestehen, und nach sechs Wochen liegt der Stand bei drei angefangenen Tests. Ohne Mandat ist zudem niemand befugt, einer Abteilung zu sagen, dass ihr Wunsch-Use-Case nicht kommt. Genau diese Absage ist aber der Kern des Ergebnisses.

Der Pilot: Bedingungen, unter denen er nicht scheitert

Ob ein Pilot am Ende etwas entscheidet, hängt weniger an der Technik als am Zuschnitt. In unseren Projekten ist das wiederkehrende Muster nicht der technische Fehlschlag, sondern der Pilot, der parallel zum Tagesgeschäft lief: eigene Datenkopie, Ergebnisse in einer separaten Tabelle, keine Verpflichtung zur Nutzung. Eine Quote nennen wir dazu bewusst nicht, weil belastbare Zahlen dafür nicht existieren — die Bedingungen lassen sich aber vorher prüfen.

Daraus folgt ein einfacher Test vor dem Start: Wenn der Pilot morgen abgeschaltet wird, merkt es dann jemand im Tagesgeschäft? Lautet die Antwort nein, ist es kein Pilot, sondern eine Machbarkeitsstudie — auch eine legitime Ausgabe, aber sie beantwortet eine andere Frage und sollte entsprechend kleiner ausfallen.

Digitalbonus Bayern: Reihenfolge entscheidet

Für bayerische Unternehmen kommt der Digitalbonus als Zuschuss infrage. Das Programm läuft bis zum 31.12.2027 und richtet sich an Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten und höchstens 10 Mio. € Umsatz oder Bilanzsumme. Gefördert werden bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben, im Standard bis 7.500 €, in der Plus-Variante bis 30.000 €.

Der Punkt, an dem es in der Praxis scheitert, ist nicht die Antragstellung, sondern die Reihenfolge. Als Projektbeginn gilt bereits die rechtsverbindliche Bestellung oder Auftragserteilung, auch mündlich. Wer erst beauftragt und dann den Antrag stellt, ist nicht mehr förderfähig, und das lässt sich nachträglich nicht heilen. Wir terminieren die Auftragserteilung deshalb nach der Antragseingangsbestätigung und liefern die technische Leistungsbeschreibung als Anlage.

Fünf Fragen als Entscheidungsleitfaden

Die folgenden fünf Fragen lassen sich in einer Sitzung beantworten, ohne externe Beteiligung. Jede hat eine Konsequenz, die unabhängig von den anderen gilt. Wenn schon die erste mit nein beantwortet wird, ist die Reihenfolge klar und der Rest muss nicht geprüft werden.