Was kostet KI-Automatisierung?
KI-Automatisierung startet bei Hirnworx ab ca. 3.000 € für einen einzelnen n8n-Workflow, 8.000–25.000 € für Chatbot oder RAG auf eigenen Daten und 15.000–40.000 € für eine Prozess-Suite — zuzüglich laufender Modell-API-Kosten nach Verbrauch (Stand: September 2026).
Viele Vorhaben brauchen zuerst die Frage „Regel oder Modell?“. Deterministische Prozesse sind mit klassischer Automatisierung oft günstiger und prüfbarer als mit einem Sprachmodell.
Unklare Use-Cases gehören in die KI-Beratung — nicht in ein sechsstelliges Umsetzungsbudget ohne Messgröße.
Stand: September 2026 · Netto · Unverbindliche Richtwerte
Richtwerte KI
Die Einstiegsstufe ist bewusst niedrig: ein messbarer 2-Wochen-Workflow, bevor Sie eine Suite beauftragen.
Stand: September 2026 · Festpreis nach Scope
Einzelner Workflow
n8n, ein Prozess, Monitoring — Audit oft im Scope.
- ·Prozessaufnahme und Erfolgsmetric
- ·Workflow in n8n inkl. Fehlerpfade
- ·Menschliche Freigabe wo nötig
- ·Logging und einfache Alarmierung
- ·Übergabe und Kurzdoku
Beispiel: Lead-Routing aus Formular ins CRM mit Schlange und Eskalation.
KI-Chatbot / RAG
Eigene Daten, DSGVO-Check, Auswertung.
- ·Datenquellen und Rechte klären
- ·Retrieval-Pipeline und Prompt-Grenzen
- ·Auftragsverarbeitung und Logging
- ·Testset mit echten Fragen
- ·Betrieb und Kostenkontrolle der API
Beispiel: Internes Handbuch als Auskunftssystem mit Quellenangabe.
Prozess-Suite
Mehrere Workflows, Schulung, Betriebskonzept.
- ·Priorisierte Use-Case-Liste
- ·Mehrere Workflows mit gemeinsamen Bausteinen
- ·Rollen und Freigaben
- ·Schulung der Fachseite
- ·Betrieb und Weiterentwicklung
Beispiel: OCR-Eingang, Triage und Angebotsentwurf als verkettete Kette.
Richtwerte netto. LLM-API-Kosten separat. Unklare Use-Cases: zuerst /ki-beratung.
LeadCollect — B2B-Lead- & Recovery-Plattform
SaaS-Plattform, die anonyme B2B-Website-Besucher identifiziert und Warenkorbabbrecher zurückgewinnt — mit KI-personalisierten Briefen, Gutscheinen & QR-Codes.
Was den Preis nach oben oder unten schiebt
Addieren Sie die Treiber, die auf Ihr Vorhaben zutreffen — so wird aus der Spanne eine erste Schätzung.
Anzahl Schnittstellen
Jedes CRM, Ticketsystem oder ERP braucht Auth, Mapping und Fehlerfälle.
Datenqualität
Ohne saubere Stammdaten automatisieren Sie Chaos. Aufräumen gehört vor den Workflow.
LLM-API-Kosten
Separat. Ohne Budget-Limits und Caching wird aus einem Pilot schnell ein Kostenproblem.
Compliance (AI Act, DSGVO)
Dokumentation, Transparenz, Art. 22 bei automatisierten Entscheidungen — Pflicht seit relevanten AI-Act-Terminen 2025/2026.
Mensch-im-Prozess
Freigabeschritt und Stichproben verhindern teure Fehlentscheidungen.
Schulung
Ohne Bedienung durch die Fachseite stirbt der Workflow nach dem Launch.
Agentur, Freelancer oder Inhouse
Alle drei Wege können funktionieren. Entscheidend sind Ausfallrisiko, Einarbeitungszeit und ob der Code hinterher noch wartbar ist — nicht der niedrigste Tagessatz.
| Kriterium | Freelancer | Inhouse-Stelle | Agentur (Hirnworx) |
|---|---|---|---|
| Einstieg | schnell, oft in Tagen | 3–6 Monate Suche und Onboarding | Scope-Workshop, Start in 1–2 Wochen |
| Kostenmodell | Tagessatz, oft ohne Festpreis | Gehalt + Nebenkosten + Tooling | Festpreis nach Scope in Etappen |
| Ausfallrisiko | hoch — eine Person | mittel — Urlaub, Fluktuation | niedrig — dokumentierter Stack, Übergabe |
| Code-Eigentum | vertraglich klären | beim Unternehmen | Repository, Pipeline und Doku beim Kunden |
| Breite (Web, Shop, App, KI) | selten alles in einer Person | nur mit Team | über Leistungen hinweg, eine Ansprechperson |
| Wann sinnvoll | enger, klarer Scope | dauerhafter Produktbedarf | Projekt mit Festpreis und klarer Übergabe |
Keine Aussage über Marktpreise anderer Anbieter — nur qualitative Kriterien und das eigene Liefermodell.
So schätzen Sie Ihr Budget grob ein
Eine belastbare Zahl entsteht erst nach Scope. Bis dahin reicht eine Reihenfolge, die Sie selbst durchrechnen können — ohne Excel-Theater.
- 01Selbst
Ziel und Ergebnis festlegen
Was muss nach Go-Live funktionieren — und was darf bewusst später kommen? Alles „auch noch“ gehört in Etappe zwei.
- 02Selbst
Bestehende Systeme listen
CRM, ERP, Shop, Buchhaltung, Newsletter: jede Schnittstelle ist ein eigener Posten. Undokumentierte Systeme liegen am oberen Ende.
- 03Selbst
Inhalt und Datenlage prüfen
Texte, Produktstammdaten, Bilder: liefern Sie die Zulieferung, bleibt der Preis im unteren Bereich der Spanne.
- 04Selbst
Spanne aus der Tabelle wählen
Ordnen Sie Ihr Vorhaben der passenden Stufe zu und addieren Sie die Kostentreiber, die bei Ihnen zutreffen.
- 05Selbst
Förderung prüfen — vor dem Auftrag
In Bayern: Digitalbonus nur, wenn der Antrag vor der rechtsverbindlichen Bestellung liegt. Sonst ist der Zuschuss verloren.
Wann KI das falsche Werkzeug ist
Wenn die Entscheidung deterministisch ist — feste Regeln, feste Felder — gehört kein Sprachmodell dazwischen. Klassische Automatisierung ist dann schneller, billiger und auditierbar.
Wir sagen das auch, wenn dadurch der Auftrag kleiner wird. Details im Ratgeber zu den fünf Quick Wins.
Laufende API-Kosten
Modellaufrufe werden nach Verbrauch abgerechnet. Im Angebot gehören Limits, Caching und eine Eskalation bei Kostenüberschreitung dazu — sonst ist der Festpreis nur die halbe Wahrheit.
Förderung
Digitalbonus Bayern kann Automatisierungsvorhaben bezuschussen, wenn die Voraussetzungen passen. Antrag vor Auftrag — nicht heilbar.
Förderung für Digitalisierungsvorhaben in Bayern
Für bayerische Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten kann der Digitalbonus einen Teil der Kosten abdecken. Entscheidend ist die Reihenfolge: Antrag vor Auftrag.
Digitalbonus Bayern (Standard)
bis 7.500 €Bayern · unter 50 Beschäftigte
Zuschuss von bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben für Digitalisierungsvorhaben — etwa Einführung oder Verbesserung digitaler Produkte, Dienstleistungen und Prozesse. Antragsberechtigt sind bayerische Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten und höchstens 10 Mio. € Umsatz oder Bilanzsumme. Laufzeit des Programms bis 31.12.2027.
Programm beim Fördergeber →Digitalbonus Bayern Plus
bis 30.000 €Bayern · besonderer Innovationsgehalt
Für Vorhaben mit nachgewiesenem Innovationsgehalt, ebenfalls bis zu 50 % Fördersatz. Der Neuheitsgrad muss im Antrag detailliert beschrieben werden; in Grenzfällen entscheidet ein Expertengremium der Bezirksregierung. Plus ist während der Programmlaufzeit nur einmal möglich und nicht mit dem Standard für dieselbe Maßnahme kombinierbar.
Programm beim Fördergeber →Stand: September 2026. Über Bewilligung, Höhe und Bedingungen entscheidet allein die Förderstelle — wir liefern die technische Leistungsbeschreibung und das Angebot für den Antrag, keine Förderberatung.
Förderungsablauf
- Antrag Digitalbonus BayernSCHRITT 1
- EingangsbestätigungSCHRITT 2
- AuftragserteilungSCHRITT 3
Um Fördermittel zu erhalten, muss der Ablauf in dieser Reihenfolge erfolgen — Antrag vor Auftrag.
Häufige Fragen zu KI-Kosten
Preise & Nutzen
Das ist der Einstieg für einen abgegrenzten Workflow inkl. Fehlerpfade und Übergabe — kein Prompt-Spielzeug ohne Betrieb.